IT-Ausstattung für den Konferenzraum

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Foto: © hd3dsh/ adobe.com

Im Büroalltag gehören Meetings einfach dazu. Eine kurze Teambesprechung oder die nächste Aufsichtsratssitzung – beide sollen einen gemeinsamen Austausch ermöglichen. Dafür findet sich in den meisten Unternehmen ein Raum, in dem sich alle Beteiligten austauschen können. Doch mittlerweile reichen in den meisten Fällen das Flipchart und das Whiteboard nicht mehr aus. Stattdessen muss das moderne Sitzungszimmer als zentrale Kommunikationsschnittstelle dienen.

Kabellose Präsentationssysteme für Konferenzräume wie auch eine generell hochwertige technische Ausstattung sind eine Investition für das Unternehmen. Gleichzeitig tragen sie zum Gelingen des Meetings bei. Dabei gilt – je größer die Besprechungen, desto effizienter muss der Raum gestaltet werden. Nur so funktioniert der Austausch zwischen den lokalen Teams und den internationalen Partnern.



Der Konferenzraum als moderne Kommunikationsinsel



Konferenz- und Medientechnik ist nur dann zeitgemäß, wenn sie als ganzheitlicher Ansatz betrachtet wird. Dabei spielen sowohl die Technik, das Design als auch handwerkliche Perfektion eine entscheidende Rolle. Denn innovative Entwicklungen müssen nicht länger rein funktional sein. Viel wichtiger ist, dass sie in Verbindung zu den jeweils integrierten Planungs- und Beratungsprozessen passen und so eine Gesamtlösung schaffen, die dem Unternehmen zu mehr Effizienz verhilft. Damit diese Lösungen akzeptiert werden, müssen sowohl die Funktion des Konferenzraums als auch die Ästhetik miteinander harmonisieren.

Das bedeutet, ein alter Rechner, der direkt unter dem Schreibtisch steht und ein auffälliger Beamer unter der Decke zählen nicht länger zu der idealen IT-Ausstattung für den heutigen Konferenzraum. Stattdessen muss die verwendete Technik auf die Bedürfnisse der Gesprächspartner angepasst sein und ohne großen Aufwand neu organisiert werden können. Nur so lässt sich der Wohlfühlfaktor bei jeder Besprechung sicherstellen. Dadurch werden moderne Raumkonzepte, die zum Beispiel kabellose Präsentationssysteme für Konferenzräume verwenden, zunehmend wichtiger.


Der Wohlfühlfaktor im Konferenzraum ist wichtiger denn je



Damit das Sitzungszimmer allen Anforderungen gerecht wird, ist im Vorfeld eine Situations- und Bedarfsanalyse notwendig. Diese umfasst die Konzeption, Beratung, aber auch die Installation und Montage der unterschiedlichen Geräte. Zusätzlich muss das zuständige Personal ausreichend geschult werden, um sämtliche Vorteile des neuen Meetingraums nutzen zu können. Bei einem solch umfangreichen Projekt kann es sinnvoll sein, professionelle Raumplaner für Konferenzräume und Innenarchitekten wie auch Techniker mit der Gestaltung zu beauftragen. Diese Experten bringen das erforderliche Know-how mit und schaffen so ein hervorragendes Raumkonzept.

Je nach Bedarf kommen dabei unterschiedliche technische Komponenten infrage. Da jedes Medium seine eigenen Stärken und Schwächen hat, sollte im Vorfeld recherchiert werden, was wirklich benötigt wird und was notfalls aufgestockt werden kann. Dennoch gibt es einige Elemente, die zum State of the Art zählen und deshalb in keinem Konferenzraum fehlen sollten. Dazu gehören beispielsweise WLAN, Daten-Video-Projektoren und gegebenenfalls Projektionswände.


Eine einfache Kamera mit Mikrofon reicht längst nicht mehr aus



Da die Welt aufgrund der Globalisierung immer näher zusammenrückt, stehen in vielen Unternehmen ebenfalls digitale Meetings auf der Tagesordnung. Um diese erfolgreich führen zu können, werden unterschiedliche Konferenzsysteme benötigt, die idealerweise interaktiv funktionieren und nicht einzeln bedient werden müssen. Grundsätzlich sollten eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher zu einem Kit verbunden sein, das sich umfassend nutzen lässt. Hier lohnt sich ebenfalls die Beratung durch einen Profi. Denn während am Arbeitsplatz eine Kamera mit integriertem Mikrofon ausreichen mag, werden im Konferenzraum andere Lösungen benötigt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Ein weiterer Trend, der sich mittlerweile in zahlreichen Unternehmen etabliert hat, sind die virtuellen Konferenzräume. Dabei wird auf Virtual Reality gesetzt. Obwohl sich alle Teilnehmer an einem anderen Ort befinden, nehmen sie gemeinsam in einem virtuellen Raum an dem Meeting teil. Dieses Vorgehen soll künftig die standortübergreifende Zusammenarbeit optimieren. Es bleibt abzuwarten, ob sich dieser Trend durchsetzen wird.

Foto: ©hd3dsh/ adobe.com

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